Arbeitszeit privat erfassen: Was du darfst und was dein Arbeitgeber verlangen kann

18. Oktober 20264 Min. Lesezeit

Die Pflicht, deine Arbeitszeit zu erfassen, liegt bei deinem Arbeitgeber. Er darf das Aufschreiben aber dir überlassen. Ob er verlangen kann, dass du dafür dein privates Handy nimmst, ist eine andere Frage. Und unabhängig von beidem lohnt sich eine eigene Aufzeichnung. Wer Überstunden bezahlt haben will, muss sie selbst belegen, Tag für Tag.

Hier ist, was gilt, mit Quellen, und wie du deine Zeiten so führst, dass sie dir nützen.

Wer muss die Arbeitszeit erfassen?

Dein Arbeitgeber. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass er ein System einführen muss, mit dem die Arbeitszeit seiner Beschäftigten erfasst wird (BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21). Die Pflicht folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG und gilt seitdem, nicht erst mit einem neuen Gesetz.

Was das praktisch heißt, erklärt das Bundesarbeitsministerium in seinen Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung:

Erfasst wird die gesamte Arbeitszeit, mit Beginn, Ende und Dauer.
Eine Form ist nicht vorgeschrieben. Auch handschriftlich ist erlaubt.
Das gilt auch im Homeoffice und bei Vertrauensarbeitszeit.

Eine elektronische Pflicht will die Bundesregierung laut BMAS ins Arbeitszeitgesetz schreiben. Dort steht sie noch nicht. § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt bisher nur, dass Arbeitszeit über 8 Stunden am Werktag aufgezeichnet wird.

Wenn dein Arbeitgeber das Aufschreiben dir überlässt

Nach Auffassung des BMAS darf der Arbeitgeber die Aufzeichnung an dich delegieren. Verantwortlich dafür, dass Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten eingehalten werden, bleibt er trotzdem.

Deine Liste ist dann die offizielle Aufzeichnung. Frag nach, in welcher Form er sie haben will und wie oft, etwa monatlich als PDF. Gibt er nichts vor, reicht jede Form, die Beginn, Ende und Dauer für jeden Tag zeigt.

Musst du dafür dein privates Handy nehmen?

Das BAG hat 2021 über einen Fahrradkurier entschieden, der Aufträge über eine App auf seinem eigenen Smartphone bekam. Ergebnis: Der Arbeitgeber muss die Arbeitsmittel stellen, die für die Tätigkeit unverzichtbar sind, in diesem Fall ein internetfähiges Handy mit Datenvertrag. Eine Klausel, nach der der Kurier sein eigenes Gerät ohne angemessenen Ausgleich nutzen sollte, war unwirksam (BAG, Urteil vom 10.11.2021, 5 AZR 335/21).

Ob das für jede Zeiterfassungs-App auf dem Privathandy genauso gilt, hat das BAG nicht entschieden. Das Urteil gibt dir aber eine gute Grundlage, nach einem Dienstgerät, einem Terminal im Betrieb oder einer Papierliste zu fragen, wenn du die Firmen-App nicht privat installieren willst.

Gibt es bei euch einen Betriebsrat, redet er mit. Bei technischen Einrichtungen, mit denen Verhalten oder Leistung überwacht werden kann, hat er ein Mitbestimmungsrecht. Darunter kann auch ein elektronisches Zeiterfassungssystem fallen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, BMAS-FAQ).

Warum sich eine eigene Aufzeichnung trotzdem lohnt

Auch wenn die Firma alles erfasst, ist eine eigene Liste kein Misstrauensvotum. Sie ist deine Absicherung, aus drei Gründen.

Du trägst die Beweislast. Willst du Überstunden bezahlt haben, musst du für jeden Tag angeben, von wann bis wann du gearbeitet hast. Die Pflicht des Arbeitgebers zur Zeiterfassung ändert daran nichts (BAG, Urteil vom 04.05.2022, 5 AZR 359/21). Wie das genau abläuft, steht im Ratgeber Überstunden nachweisen.

Firmensysteme bilden nicht alles ab. Manche erfassen nur Kommen und Gehen. Andere ziehen automatisch eine Pause ab, auch an Tagen, an denen du keine hattest. Das BAG hat 2025 klargestellt, dass so ein Abzug nicht belegt, dass du wirklich Pause gemacht hast (BAG, Urteil vom 12.02.2025, 5 AZR 51/24). Mehr dazu im Ratgeber zur Pausenregelung.

Du kannst abgleichen. Aufzeichnungen deiner Arbeitszeit sind personenbezogene Daten (EuGH, Urteil vom 30.05.2013, C-342/12). Von deinen Daten kannst du eine Kopie verlangen (Art. 15 Abs. 3 DSGVO). Leg sie neben deine eigene Liste, dann siehst du, wo die Zahlen auseinanderlaufen.

Was in deine private Aufzeichnung gehört

Für jeden Arbeitstag:

Datum
Beginn und Ende
Pausen mit Uhrzeit, oder dass keine möglich war
Ort, wenn er wechselt, etwa Betrieb, Homeoffice oder Dienstreise
Abweichungen vom normalen Tag und der Grund, zum Beispiel „Spätdienst für Kollegin übernommen, Anweisung per Mail“

Was nicht hineingehört: Kundendaten, interne Dokumente oder Fotos von Firmenunterlagen. Für den Nachweis deiner Stunden brauchst du sie nicht.

Schreib am selben Tag auf, nicht am Monatsende. Uhrzeiten von vor drei Wochen weiß niemand mehr genau. Einzelne Tage rechnest du mit dem Arbeitszeitrechner nach.

Wo deine Zeiten liegen sollten

Bei einer privaten Aufzeichnung entscheidest du, wer sie sieht. Papier und eine Tabelle auf dem eigenen Rechner erfüllen das, kosten aber jeden Tag Disziplin. Eine App ist bequemer. Achte darauf, ob sie ein Konto verlangt und wo sie deine Arbeitszeiten speichert.

Chrono braucht kein Konto und speichert deine Arbeitszeiten lokal auf deinem Handy. An deinem Arbeitsort kann die App dich automatisch ein- und ausstempeln, oder du stempelst selbst per Stempeluhr. Deine typische Woche ist dein Soll, die Differenz landet im Zeitkonto. Einträge kannst du bearbeiten, wenn ein Tag anders lief. Brauchst du die Zeiten für deinen Arbeitgeber oder zum Abgleich, exportierst du einen Zeitraum als PDF oder CSV.

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Quellen

Rechtsstand geprüft am 18. Oktober 2026. Keine Rechtsberatung.