Überstunden nachweisen: Was du belegen musst und wie du es aufschreibst

18. Oktober 20266 Min. Lesezeit

Die Beweislast für Überstunden liegt bei dir. Wer Überstunden bezahlt haben will, muss zwei Dinge zeigen. Erstens, an welchen Tagen du von wann bis wann gearbeitet hast. Zweitens, dass dein Arbeitgeber diese Überstunden angeordnet, gebilligt oder geduldet hat oder dass sie für deine Arbeit nötig waren. So hat es das Bundesarbeitsgericht 2022 bestätigt (BAG, Urteil vom 04.05.2022, 5 AZR 359/21).

Daran ändert auch die Pflicht zur Zeiterfassung nichts, die seit 2022 für alle Arbeitgeber gilt. Was das konkret heißt und wie du deine Stunden von Anfang an so aufschreibst, dass sie halten, steht hier.

Wer muss Überstunden nachweisen?

Du. Wer Geld für Überstunden verlangt, muss die Voraussetzungen vortragen und, wenn der Arbeitgeber sie bestreitet, beweisen. Das BAG prüft das in zwei Stufen.

Stufe 1: Tage und Uhrzeiten

Es reicht, wenn du für jeden Tag angibst, von wann bis wann du gearbeitet oder dich auf Weisung für die Arbeit bereitgehalten hast (5 AZR 359/21, Rn. 15). Eine Summe wie „120 Stunden Plus auf dem Zeitkonto“ genügt nicht. Gefragt sind einzelne Tage mit Beginn und Ende.

Dann ist dein Arbeitgeber dran. Er muss im Einzelnen erwidern, welche Arbeiten er dir zugewiesen hat und an welchen Tagen du von wann bis wann nicht gearbeitet hast. Schweigt er dazu oder bleibt er vage, gelten deine Stunden als zugestanden (Rn. 15).

Stufe 2: Dein Arbeitgeber hat die Überstunden veranlasst

Du kannst dir nicht selbst mehr Arbeit geben. Bezahlt werden Überstunden deshalb nur, wenn dein Arbeitgeber sie veranlasst hat (Rn. 18). Auch das musst du belegen. Das BAG nennt vier Wege:

Angeordnet. Dein Chef verlangt ausdrücklich oder erkennbar, dass du länger arbeitest.
Gebilligt. Er gibt nachträglich zu erkennen, dass er mit bestimmten Überstunden einverstanden ist, etwa indem er eine bestimmte Stundenzahl abzeichnet. Dass er deine Aufzeichnungen einfach entgegennimmt, reicht nicht (Rn. 34).
Geduldet. Er weiß von den Überstunden, lässt sie weiterlaufen und schreitet nicht ein. Dafür musst du zeigen, von welchen Überstunden er wann und wie erfahren hat und dass danach weitere angefallen sind (Rn. 36).
Notwendig. Die Arbeit, die du erledigen solltest, war in der normalen Arbeitszeit nicht zu schaffen. Dass du länger im Betrieb warst, beweist das allein nicht (Rn. 32).

Woran die Klage 2022 gescheitert ist

Der Fall hinter dem Urteil zeigt, wo es hakt. Ein Auslieferungsfahrer hatte laut technischer Zeiterfassung 348 Stunden im Plus. Erfasst wurden nur Beginn und Ende, keine Pausen. Er sagte, Pausen seien bei seinen Touren nicht möglich gewesen. Das reichte dem Gericht nicht, weil er nicht beschrieb, welche konkreten Abläufe ihn an der Pause hinderten (Rn. 33). Er bekam nur die Überstunden, die der Arbeitgeber schon selbst abgerechnet hatte.

Daraus folgen zwei Dinge. Eine Zeiterfassung ohne Pausen beweist nicht, dass du durchgearbeitet hast. Und ein Satz wie „anders war die Arbeit nicht zu schaffen“ trägt nicht, wenn du nicht sagst, warum. Was als Pause zählt und was ein automatischer Pausenabzug bedeutet, steht im Ratgeber zur Pausenregelung.

Die Zeiterfassung im Betrieb ersetzt deine Belege nicht

Seit dem Beschluss vom 13.09.2022 muss jeder Arbeitgeber ein System haben, mit dem die Arbeitszeit erfasst wird (BAG, 1 ABR 22/21). Viele lesen daraus, die Firma müsse jetzt beweisen, dass keine Überstunden angefallen sind. Das BAG sieht es anders. Die Pflicht dient dem Gesundheitsschutz und ändert nichts daran, wer im Streit um Bezahlung was belegen muss (Pressemitteilung 16/22).

Ein Blick in die Firmendaten lohnt sich trotzdem. Arbeitszeit über 8 Stunden am Werktag muss dein Arbeitgeber aufzeichnen und mindestens zwei Jahre aufbewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Aufzeichnungen deiner Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten (EuGH, Urteil vom 30.05.2013, C-342/12), und von deinen Daten kannst du eine Kopie verlangen (Art. 15 Abs. 3 DSGVO). Mit deiner eigenen Liste daneben siehst du sofort, wo die Zahlen auseinanderlaufen.

So sieht eine Aufzeichnung aus, die trägt

Was hinein muss, folgt aus den zwei Stufen. Für jeden Arbeitstag:

Datum
Beginn und Ende
Pausen mit Uhrzeit, oder dass keine möglich war und warum
Was du über deine normale Zeit hinaus gemacht hast, in einem Satz
Wer es angeordnet hat oder warum es nötig war
Wann und wie dein Vorgesetzter davon erfahren hat

So kann das bei 8 Stunden Soll aussehen:

Tag	Beginn	Ende	Pause	Arbeitszeit	Plus	Anlass
Di, 06.10.2026	7:30	17:30	12:00–12:45	9:15	+1:15	Inventur, per Mail von Frau K. am 05.10. angeordnet
Mi, 07.10.2026	7:30	16:30	keine	9:00	+1:00	Inventur, Pause wegen Warenannahme 11:30–13:00 ausgefallen, Frau K. mündlich informiert
Do, 08.10.2026	7:30	16:00	12:00–12:30	8:00	0:00	normaler Tag

Drei Gewohnheiten machen den Unterschied:

Am selben Tag aufschreiben. Stufe 1 verlangt Uhrzeiten für jeden einzelnen Tag. Die bekommst du nach drei Monaten nicht mehr aus dem Gedächtnis zusammen.
Belege daneben aufheben. Mails, Chatnachrichten und Dienstpläne, in denen die Mehrarbeit verlangt oder erwähnt wird. Sie decken Stufe 2 ab.
Überstunden melden. Schick deinem Vorgesetzten regelmäßig deinen Stand, etwa als Monatsübersicht. Dann kannst du später zeigen, wann er davon wusste.

Fristen: Wie lange du Zeit hast

Ansprüche auf Überstundenvergütung verjähren nach drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und du davon wusstest (§ 199 Abs. 1 BGB). Überstunden aus Oktober 2026 verjähren also mit Ablauf des 31.12.2029.

Die Frist kann aber deutlich kürzer sein. Steht in deinem Arbeits- oder Tarifvertrag eine Ausschlussfrist, verfällt der Anspruch, wenn du ihn nicht rechtzeitig geltend machst. Eine Frist im Arbeitsvertrag, die dir weniger als drei Monate ab Fälligkeit lässt, ist unwirksam (BAG, Urteil vom 28.09.2005, 5 AZR 52/05). Lies deinen Vertrag und fordere Überstunden schriftlich ein, sobald sie feststehen.

„Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten“

Diese Klausel steht in vielen Verträgen. Sie ist unwirksam, wenn sich aus dem Vertrag nicht ergibt, wie viele Überstunden damit gemeint sind (BAG, Urteil vom 01.09.2010, 5 AZR 517/09). Fehlt eine wirksame Regel, gilt eine Vergütung als vereinbart, wenn die Arbeit nur gegen Bezahlung zu erwarten ist (§ 612 BGB).

Diese Erwartung fehlt nach dem BAG regelmäßig, wenn dein Gehalt über der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung liegt (BAG, Urteil vom 22.02.2012, 5 AZR 765/10). 2026 sind das 8.450 Euro brutto im Monat (Bundesregierung).

Wie du dein Plus richtig ausrechnest, auch in Teilzeit und über einen ganzen Monat, steht im Ratgeber Überstunden berechnen. Einzelne Tage rechnest du mit dem Arbeitszeitrechner nach.

Jeden Tag aufschreiben, ohne daran zu denken

Die Tabelle oben ist der Nachweis. Sie jeden Abend von Hand zu führen, hält kaum jemand ein halbes Jahr durch. Chrono schreibt die Zeiten für dich mit. An deinem Arbeitsort kann die App dich automatisch ein- und ausstempeln, oder du tippst selbst auf die Stempeluhr. Pausen stempelst du genauso. Hast du keine gestempelt, übernimmt Chrono die Pause aus deiner typischen Woche. Hast du an einem Tag durchgearbeitet, korrigierst du den Eintrag, damit die Aufzeichnung stimmt.

Deine typische Woche ist dein Soll, jeder erfasste Tag wird damit verglichen und landet im Zeitkonto. Für jeden Zeitraum exportierst du die Stunden als PDF oder CSV und hängst sie an die Mail an deinen Vorgesetzten. Mails und Absprachen zum Anlass hebst du daneben auf. Deine Arbeitszeiten speichert Chrono lokal auf deinem Handy, ohne Konto.

Chrono kostenlos laden

Quellen

Rechtsstand geprüft am 18. Oktober 2026. Keine Rechtsberatung.