Stundenzettel: Excel-Vorlage oder App? Kostenlose Vorlage und ehrlicher Vergleich

27. Oktober 20266 Min. Lesezeit

Hier ist die Vorlage, ohne Anmeldung und ohne Newsletter:

Die Excel-Datei rechnet Arbeitszeit, Soll und Saldo selbst aus, auch über Mitternacht. Das PDF ist dieselbe Tabelle leer zum Ausfüllen mit Stift. Darunter steht, welche Formeln drinstecken, an welchen Fehlern selbstgebaute Stundenzettel meistens scheitern und wann du mit einer App weniger Arbeit hast.

Was in der Vorlage steckt

Ein Blatt pro Monat. Oben trägst du Name, Personalnummer, Arbeitgeber und den Monat ein, dazu deine Sollstunden pro Arbeitstag. Die Datumsspalte füllt sich danach von selbst.

Pro Tag gibt es diese Spalten:

Spalte	Was du einträgst	Was Excel rechnet
Tag	nichts	Wochentag und Datum
Start	Uhrzeit, z. B. 7:30
Ende	Uhrzeit, z. B. 16:15
Pause	Minuten, z. B. 45
Gearbeitet	nichts	Ende minus Start minus Pause, in Dezimalstunden
Soll	nur ändern, wenn der Tag abweicht	Montag bis Freitag dein Tagessoll, Wochenende 0
Saldo	nichts	Gearbeitet minus Soll
Notiz	z. B. Urlaub, krank, Spätdienst

Unten stehen die Summen für den Monat: gearbeitet, Soll und das Saldo als Plus- oder Minusstunden. Dazu zwei Felder für Unterschriften, falls dein Arbeitgeber den Zettel unterschrieben haben will.

An Urlaubs-, Krankheits- und Feiertagen setzt du das Soll auf 0 und schreibst den Grund in die Notiz. Sonst zählt der Tag als Minusstunden. Tage in der Zukunft rechnet die Vorlage erst mit, wenn sie vorbei sind.

Die Spalten sind dieselben wie im Arbeitszeitnachweis, den die App Chrono als PDF exportiert. Wenn du später wechselst, sieht dein Arbeitgeber also dasselbe Blatt.

Die Formeln, falls du selbst baust

Für die Arbeitszeit eines Tages in Dezimalstunden, mit Start in B, Ende in C und Pause in Minuten in D:

=WENN(ODER(B5="";C5="");"";REST(C5-B5;1)*24-D5/60)

Ein Beispiel: Start 7:30, Ende 16:15, Pause 45 Minuten. Das sind 8 Stunden 45 Minuten Anwesenheit minus 0,75 Stunden Pause, also 8,00 Stunden.

Drei Teile machen die Formel robust:

REST(…;1) fängt Schichten über Mitternacht ab. Von 22:00 bis 6:00 ergibt C5-B5 eine negative Zeit, die Excel als ##### anzeigt. Mit REST werden daraus 8 Stunden, nach 30 Minuten Pause also 7,50.
*24 macht aus der Excel-Uhrzeit eine Dezimalzahl. Excel speichert eine Stunde als 1/24 eines Tages. Ohne *24 steht bei acht Stunden 0,33 in der Zelle.
WENN(ODER(…)) lässt die Zelle leer, solange Start oder Ende fehlen. Sonst rechnet die Summe mit einem halb ausgefüllten Tag.

Das Saldo eines Tages ist =E5-G5, also gearbeitet minus Soll. Die Monatssumme ist =SUMME(E5:E35).

In LibreOffice Calc heißen die Funktionen genauso. In einer englischen Excel-Version heißen sie IF, OR, MOD und SUM, und statt Semikolon steht meistens ein Komma.

Drei Fehler, an denen Stundenzettel scheitern

Die Summe springt bei 24 Stunden auf null. Wer in Uhrzeiten statt in Dezimalstunden rechnet, formatiert die Summe meistens als hh:mm. Dann zeigt Excel bei 20 Tagen à 8:30 nicht 170:00, sondern 02:00. Das Format [h]:mm mit eckigen Klammern zählt über 24 Stunden hinaus. Die Vorlage umgeht das Problem, weil sie in Dezimalstunden rechnet.

7:45 wird als 7,45 eingetragen. 7 Stunden 45 Minuten sind 7,75 Stunden, nicht 7,45. Der Unterschied sind 18 Minuten pro Tag. Wie Minuten in Dezimalstunden umgerechnet werden, zeigt der Arbeitszeitrechner mit seiner Tabelle.

Die Pause steht nirgends. Viele Vorlagen haben nur Start und Ende. Dann weiß am Monatsende niemand mehr, ob die 9 Stunden mit oder ohne Pause gemeint waren. Wie viel Pause gesetzlich vorgeschrieben ist, steht im Ratgeber zur Pausenregelung.

Dazu kommt ein Fehler, den keine Formel abfängt: Du trägst die Zeiten erst am Freitag oder am Monatsende nach. Dann schreibst du auf, was du ungefähr gearbeitet hast, nicht, was du gearbeitet hast.

Brauchst du überhaupt einen Stundenzettel?

Erfassen muss die Arbeitszeit dein Arbeitgeber. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass er dafür ein System braucht (BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21). Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz bisher nicht vor. Laut Bundesarbeitsministerium geht auch handschriftlich, und der Arbeitgeber kann das Aufschreiben an dich abgeben (BMAS, Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung). Dann ist dein Stundenzettel die Aufzeichnung.

Für Minijobs ist es genauer geregelt. Der Arbeitgeber muss Beginn, Ende und Dauer jedes Arbeitstags spätestens nach sieben Tagen aufzeichnen und die Aufzeichnung zwei Jahre aufbewahren (§ 17 Abs. 1 MiLoG). Minijobs im Privathaushalt sind davon ausgenommen. Genau dafür bekommen viele Minijobber einen Stundenzettel in die Hand. Die Spalten der Vorlage decken alle drei Angaben ab.

Auch ohne Pflicht lohnt sich die eigene Liste. Wer Überstunden bezahlt haben will, muss sie Tag für Tag belegen. Wie das geht, steht im Ratgeber Überstunden nachweisen. Warum eine eigene Aufzeichnung neben dem Firmensystem sinnvoll ist, erklärt Arbeitszeit privat erfassen.

Eine elektronische Pflicht zur Zeiterfassung will die Bundesregierung ins Arbeitszeitgesetz schreiben. Beschlossen ist das nicht. Bis dahin reicht ein Stundenzettel auf Papier oder in Excel, wenn er Beginn, Ende und Dauer zeigt.

Excel oder App: der ehrliche Vergleich

Die Vorlage ist kostenlos, Chrono auch. Der Unterschied liegt darin, wer die Arbeit macht.

	Excel-Vorlage	App Chrono
Erfassen	Du tippst die Zeiten ein, meistens abends am Rechner	Stempeluhr auf dem Handy, optional automatisch beim Ankommen und Gehen am Arbeitsort
Pause	Du trägst sie jeden Tag ein	Gestempelte Pause, sonst die hinterlegte Pause aus deiner typischen Woche
Soll	Tagessoll in der Kopfzeile, Abweichungen von Hand	Typische Woche, auch mit abwechselnden Wochen
Plus- und Minusstunden	Pro Monat, den Übertrag rechnest du selbst	Überstundenkonto läuft über alle Monate weiter
Abgeben	Datei schicken oder ausdrucken	PDF-Arbeitszeitnachweis oder CSV für Excel, Zeitraum frei wählbar
Wo die Daten liegen	Auf deinem Rechner	Lokal auf deinem Handy, ohne Konto
Was schiefgehen kann	Formel überschrieben, Tag vergessen	Automatisches Stempeln braucht die Standortfreigabe und hängt vom Gerät ab

Excel reicht, wenn deine Zeiten fast jeden Tag gleich sind, du ohnehin am Rechner sitzt und dein Arbeitgeber eine Excel-Datei haben will. Auch bei einem Minijob mit wenigen Einsätzen im Monat ist eine Tabelle schnell gepflegt.

Eine App spart Arbeit, wenn deine Zeiten wechseln, du nicht am Schreibtisch arbeitest oder Überstunden über Monate im Blick behalten willst. Und wenn du ehrlich bist und weißt, dass du das Eintragen am Abend vergisst. Am Monatsende fehlen dann genau die Tage, an denen es länger ging.

So macht Chrono den Stundenzettel

Du legst einmal deine typische Woche an: welche Tage du arbeitest, wie viele Stunden und wie lange Pause. Das ist dein Soll. Gestempelt wird trotzdem nur, was du wirklich arbeitest. Wenn du willst, stempelt Chrono dich an deinem Arbeitsort automatisch ein und aus. Sonst tippst du auf die Stempeluhr. Einträge lassen sich bearbeiten, wenn ein Tag anders lief.

Am Monatsende exportierst du den Zeitraum als PDF. Der Arbeitszeitnachweis zeigt Name, Personalnummer und Arbeitgeber, dann jeden Tag mit Start, Ende, Pause, gearbeitet, Soll und Saldo, Wochensummen und den Stand deines Überstundenkontos. Wer lieber in Excel weiterrechnet, nimmt den CSV-Export.

Chrono ist kostenlos und braucht kein Konto. Deine Arbeitszeiten bleiben auf deinem Handy.

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Quellen

Rechtsstand geprüft am 20. Oktober 2026. Keine Rechtsberatung.